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Développer l’esprit d’équipe dans un monde virtuel

3 leçons apprises après 6 mois d’organisation d’expériences en ligne

2021-01-06

Depuis quelques mois, on entend moins de plaintes à propos de la ligne de plus en plus mince entre la vie professionnelle et la vie personnelle, du sentiment d’éloignement des collègues ou des distractions incessantes à la maison. Ou du moins, on le perçoit ainsi. Serions-nous en train d’apprivoiser cette nouvelle réalité qu’est le travail de la maison? La formidable capacité d’adaptation de l’humain est peut-être à l’œuvre ici. Même si on déteste le changement, on trouve des stratégies pour que ça fonctionne, surtout quand le changement est hors de notre contrôle.

Quand des millions de personnes sur la planète ont troqué le bureau pour le salon , la transition fut pénible et frustrante, c’est le cas de le dire. Employeurs et employés n’étaient aucunement préparés à vivre cette situation. Toutefois, avec la pandémie qui s'étire, les innovateurs ont commencé à proposer des solutions pour s’attaquer aux problèmes les plus criants des équipes à distance. L’un des points les plus importants pour celles-ci était de trouver des façons de maintenir leur esprit d’équipe. Avec la disparition des lunchs improvisés ou des fameuses conversations à la machine à café, il a fallu trouver de nouvelles façons de conserver le lien, mais à distance. Chez Cholla, c’est à ce défi que nous avons choisi de nous consacrer en construisant une plateforme qui aide les équipes à rester connectées. Notre solution est encore loin d’être parfaite, mais elle a déjà permis à des centaines de personnes d’interagir différemment avec leurs collègues. Cette publication met en lumière trois leçons tirées de notre expérience.

La fatigue Zoom n’est pas de la fatigue Zoom

L’expression à la mode en 2020 est certainement fatigue Zoom. Bien qu’évocatrice, elle ne décrit pas exactement le problème qu’elle cherche à identifier. Les plateformes de visioconférences sont des outils fantastiques pour combattre l’isolation, mais seulement si elles sont bien utilisées. La fatigue provient bien plus du fait d’essayer d’intervenir dans une réunion chaotique avec 20 personnes (plus un chat, trois enfants et un chien!) qui essaient de parler en même temps. Les équipes ont mis un temps considérable à réaliser qu’une rencontre à plusieurs sur Zoom est fondamentalement différente d’une rencontre en personne. Impossible d’avoir une conversation parallèle avec vos voisins. Problèmes récurrents de connexion. Des règles doivent être implantées pour faciliter la discussion et éviter le chaos. Nous proposons donc de donner une chance à Zoom et de nous concentrer à améliorer notre utilisation des outils de visioconférence. Explorons où ça pourrait nous mener.

Réinventons les rencontres sociales virtuelles

Les règles du jeu pour les rencontres sociales virtuelles sont fondamentalement différentes. Impossible de réunir des gens dans une pièce en leur offrant à boire et à manger pour faire fleurir des relations. Voici deux conseils bien simples pour améliorer drastiquement l’ambiance de vos rencontres virtuelles.

Premièrement : choisissez un hôte. Le rôle de ce leader sera de guider la conversation et d’assurer les interactions entre les participants. Les meilleurs hôtes prennent le temps de poser des questions à chaque participant, demandent des réponses non-verbales et trouvent des façons de laisser les participants interagir dans l’ordre et le calme. Jouer ce rôle n’est pas de tout repos et peut donner l’impression de livrer un monologue, mais avec de la pratique, du bon contenu et une volonté de fer, il est possible de rendre tout le monde confortable dans ce contexte pour le moins inconfortable!

Deuxièmement: limitez le nombre de participants. Si votre objectif est de favoriser les interactions, un nombre réduit de participants évitera de rendre l’expérience passive. Chez Cholla, nous trouvons que les groupes de 5 à 15 personnes sont parfaits pour assurer une participation et non pas un visionnement : interpellations, questions et discussions seront au rendez-vous. Dans la même veine, nous suggérons fortement de diviser les groupes nombreux en plus petits groupes.

Simplifions les réservations

L’écriture du mode d’emploi pour des rencontres sociales virtuelles parfaites va bon train, mais leur organisation comporte encore son lot de défis. De la sélection d’une date à la collecte des informations des participants, le processus peut rapidement devenir long et complexe. S’il y a quelque chose d’aussi détestable qu’une réunion Zoom mal menée, c’est bien les chaînes de courriels interminables. Si on ajoute à l’expérience une composante physique, la logistique ne fait que se complexifier en ajoutant la collecte des adresses et les livraisons au casse-tête.

Chez Cholla, nous avons pris soin de développer une procédure de réservation simple, qui évite les écueils administratifs habituellement associés avec l’organisation d’événements virtuels. L’organisateur peut réserver son expérience préférée directement sur notre site en ayant accès aux disponibilités de l’hôte. Les participants prennent ensuite le relais en remplissant eux-mêmes leur formulaire d’inscription, en incluant leur adresse postale si nécessaire. Finalement, nous prenons soin de leur envoyer le matériel lorsque cela fait partie de l’expérience.

Comme vous avez pu le constater dans cet article, nous apprenons constamment à propos des expériences virtuelles chez Cholla et notre objectif est clair : permettre aux équipes de développer des liens, même de la maison, tout en évitant la mauvaise utilisation de la visioconférence, le tout dans un nouveau contexte décontracté et différent. Découvrez nos expériences ici.

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